Το Βασικό Ερώτημα
Ο ιδιοκτήτης ενός επιτυχημένου, οικογενειακού ομίλου εταιρειών διαισθανόταν ότι η επιχείρηση είχε περισσότερες δυνατότητες από ό,τι αντικατόπτριζαν τα αποτελέσματά της. Η οικονομική ομάδα, με επικεφαλής έναν ικανό CFO, ξόδευε δυσανάλογα πολύ χρόνο παράγοντας περίπου 60 αναφορές βασισμένες σε Excel κάθε μήνα, παγιδευμένη σε έναν κύκλο χειροκίνητης διαχείρισης δεδομένων, δεκάδων αρχείων και μεγάλους πλήθους συμφωνιών.
Ως αποτέλεσμα, οι μηνιαίες εκτελεστικές συσκέψεις συχνά συχνά αναλώνονταν σε διαφωνίες για διαφορετικές ερμηνείες των αριθμών, με πολύ λιγότερο χρόνο να αφιερώνεται σε προτάσεις και αποφάσεις.
Ο ιδιοκτήτης ήξερε ότι ο χρόνος του CFO του ήταν καλύτερα να δαπανάται στη στρατηγική παρά στα spreadsheets, και ότι η «βαρυτική δύναμη» αυτού του μοντέλου πληροφόρησης περιόριζε τη δυναμική του ομίλου.
«Πνιγόμασταν στα δεδομένα αλλά χρειαζόμασταν διορατικότητα και μια κοινή αλήθεια. Αυτή η διαδικασία δεν μας έδωσε απλώς ένα νέο εργαλείο. Μας έδωσε πίσω τη στρατηγική μας εστίαση. Οι συσκέψεις μας τώρα αφορούν το μέλλον, όχι το ποιανού το Excel είναι σωστό.»
Χτίζοντας ένα Νέο Σύστημα Σαφήνειας
Η συνεργασία μας ξεκίνησε με ένα εστιασμένο πιλοτικό έργο στην πιο κρίσιμη περιοχή: την απόδοση των πωλήσεων σε επίπεδο διοίκησης.
Παραδώσαμε ένα διαισθητικό dashboard πάνω στην πλατφόρμα Power BI, με 5 συνολικά οθόνες, το οποίο μπορούσε να ενημερώνεται με νέα δεδομένα σε μόλις 2 λεπτά, σχεδιασμένο για να παρέχει άμεσα όλες τις απαραίτητες πληροφορίες.
Αναγνωρίζοντας την ανάγκη μιας ομαλής μετάβασης από τα προηγούμενα reports, χτίσαμε μια γέφυρα προς το νέο σύστημα. Αναπαράγαμε δύο από τις πιο χρησιμοποιούμενες παλαιές αναφορές μέσα στο εργαλείο, δείχνοντας πώς οι ίδιες πληροφορίες ήταν τώρα διαθέσιμες πιο διαισθητικά, ενώ ως μέρος του έργου, πραγματοποιήσαμε πρακτική εκπαίδευση πάνω στον τρόπο χρήσης και αξιοποίησης του νέου εργαλείου σε ολόκληρη την εκτελεστική ομάδα.
Επίσης, δημιουργήσαμε αυτοματοποιημένες ειδοποιήσεις για να προωθούν βασικές πληροφορίες απευθείας στα στελέχη.
Η στιγμή της «αποκάλυψης» ήρθε από μια νέα οπτικοποίηση τοπογραφίας πελατών, η οποία επέτρεψε στην ομάδα να αξιολογεί δυναμικά την απόδοση των πελατών σε πωλήσεις και περιθώριο κέρδους. Για πρώτη φορά, μπορούσαν να δουν εξαιρέσεις και μοτίβα σε δευτερόλεπτα, όχι σε ώρες και μετά από τη συνδυαστική ανάλυση πολλαπλών αναφορών.
Το Αποτέλεσμα
Ο αντίκτυπος στην ποιότητα των εκτελεστικών συναντήσεων ήταν άμεσος. Οι συσκέψεις που κάποτε αναλώνονταν στην προσπάθεια συμφιλίωσης αριθμών, τώρα αφιερώνονται στη λήψη στρατηγικών αποφάσεων βασισμένων σε μια ενιαία, αξιόπιστη πηγή αλήθειας.
Ο CFO απελευθερώθηκε από το μεγαλύτερο μέρος του φόρτου των χειροκίνητων αναφορών, έχοντας πλέον τον χρόνο για να λειτουργήσει ως στην ουσία του ρόλου του, ως φορέας οικονομικής στρατηγικής και καθοδήγησης που χρειάζεται ο ιδιοκτήτης.
Το -πιλοτικό- έργο αυτό εδραίωσε την ανάγκη για μια στρατηγική ανανέωση του πληροφόρησης σε ολόκληρο τον όμιλο, σε όλα τα ιεραρχικά επίπεδα. Επιπλέον, η ικανότητα να παρουσιάζουν και σε τρίτους μια σαφή, επαγγελματική, βασισμένη σε δεδομένα εικόνα ενίσχυσε τη θέση τους σε διαπραγματεύσεις με βασικούς προμηθευτές.